Diebstahl durch Mitarbeiter ist mehr als nur ein finanzieller Verlust – es ist ein fundamentaler Vertrauensbruch und kann die wirtschaftliche Gesundheit eines Betriebs ernsthaft gefährden. Emotionale oder überstürzte Reaktionen sind hier jedoch fehl am Platz. Ein erfolgreicher Umgang mit diesem Thema erfordert einen kühlen Kopf, einen systematischen Prozess und eine lückenlose Dokumentation.

Dieser Artikel beschreibt praxiserprobte Methoden zur Erkennung von Unregelmäßigkeiten und skizziert den korrekten Prozess im Verdachtsfall.

Die meisten Unregelmäßigkeiten lassen sich durch eine aufmerksame Analyse der Daten aus modernen Kassensystemen aufdecken, ohne dass eine permanente Überwachung notwendig ist.

Datenbasierte Analyse (Der Blick des Zahlen-Bäckers):

• Analyse von Stornobuchungen: Eine auffällig hohe Anzahl von Stornos oder „Schublade auf“-Buchungen ohne Verkauf bei einem bestimmten Mitarbeiter, insbesondere zu umsatzschwachen Zeiten, ist ein klassisches Warnsignal. Moderne Kassen protokollieren jeden dieser Vorgänge.
• Analyse des durchschnittlichen Bonwerts: Weicht der durchschnittliche Bonwert eines Mitarbeiters signifikant und dauerhaft nach unten von dem seiner Kollegen ab? Dies kann ein Hinweis auf nicht gebuchte Verkäufe sein.
• Analyse der Retouren: Eine hohe Frequenz von Warenretouren oder Barauszahlungen, die immer vom selben Mitarbeiter gebucht werden, erfordert eine genaue Prüfung.
• Auffälligkeiten bei Zahlungsmethoden: Gibt es ungewöhnliche Muster, z.B. eine sehr hohe Anzahl an Barzahlungen bei einem Mitarbeiter, während andere viele Kartenzahlungen haben?

Beobachtung und prozessuale Methoden:

• Unangekündigte Kassenstürze: Eine stichprobenartige, unangekündigte Zählung des Kassenbestands während oder am Ende einer Schicht kann Differenzen schnell aufdecken.
• Vier-Augen-Prinzip bei der Abrechnung: Die Kassenabrechnung am Tagesende sollte niemals von einer Person allein durchgeführt werden. Die Anwesenheit einer zweiten Person schafft Transparenz und Sicherheit.
• Aufmerksames Kundenfeedback: Nehmen Sie Hinweise von Stammkunden ernst, wenn diese von wiederholten Fehlern beim Wechselgeld oder nicht ausgehändigten Belegen berichten.

Wenn sich die Hinweise verdichten, ist ein emotionsloses, systematisches Vorgehen unerlässlich.

1. Beweise sichern, nicht konfrontieren! Der erste Schritt ist niemals die direkte Konfrontation. Sammeln und sichern Sie objektiv alle verfügbaren Beweise: detaillierte Kassenjournale, Protokolle der verdächtigen Buchungen, ggf. Videoaufzeichnungen (sofern rechtlich zulässig installiert und angekündigt).

2. Lückenlose Dokumentation: Führen Sie ein genaues Protokoll über jeden Vorfall mit Datum, Uhrzeit, Betrag und der genauen Art der Unregelmäßigkeit.

3. Interne Prüfung (Vier-Augen-Prinzip): Ziehen Sie eine zweite Führungskraft oder eine Vertrauensperson hinzu, um die gesammelten Beweise zu prüfen und eine zweite Meinung einzuholen.

4. Die Anhörung des Mitarbeiters: Erst wenn die Beweislage erdrückend ist, erfolgt das Gespräch mit dem Mitarbeiter. Dieses sollte immer mit einem Zeugen (z.B. die zweite Führungskraft) stattfinden. Legen Sie die Fakten sachlich dar und geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu den Vorwürfen zu äußern. Protokollieren Sie dieses Gespräch.

Spätestens bei der Planung des Mitarbeitergesprächs, idealerweise aber schon bei der Beweissicherung, ist professionelle Hilfe unerlässlich. Fehler in diesem Prozess können eine spätere Kündigung unwirksam machen.

In meinem Netzwerk arbeite ich seit Jahren erfolgreich mit Spezialisten zusammen. Als Ihr Zahlen-Bäcker kann ich für Sie den Kontakt herstellen:

• Zu unserem Personalrechtsanwalt im Team, der mit Ihnen die arbeitsrechtlichen Schritte von der Abmahnung bis zur fristlosen Kündigung wasserdicht vorbereitet.
• Zu einem externen Kriminalkommissar a.D., der mit seiner Erfahrung bei der Beweissicherung, der Täter-Psychologie und der Vorbereitung einer eventuellen Strafanzeige berät.

Rechtliche Folgen für den Angestellten:

Je nach Schwere des Falls und Beweislage können die Konsequenzen gravierend sein:

• Arbeitsrechtlich: Dies reicht von einer formellen Abmahnung über eine ordentliche bis hin zur außerordentlichen, fristlosen Kündigung. Bei Diebstahl ist das Vertrauensverhältnis in der Regel so zerstört, dass eine fristlose Kündigung auch bei geringen Beträgen oft gerichtlich standhält.
• Strafrechtlich: Diebstahl ist eine Straftat (§ 242 StGB). Als Unternehmer haben Sie das Recht, eine Strafanzeige zu erstatten. Die Folgen für den Mitarbeiter können von einer Geldstrafe bis hin zu einer Freiheitsstrafe reichen.

Ein solches Vorgehen ist nie angenehm, aber zum Schutz des Unternehmens, der ehrlichen Mitarbeiter und Ihrer eigenen wirtschaftlichen Existenz oft unausweichlich. Wenn Sie vor dieser Herausforderung stehen, melden Sie sich doch einfach.